III. MODERN YÖNETİM YAKLAŞIMLARINDA KALİTE BOYUTLARI

İkinci Dünya Savaşı sonrasında Neoklasik Yönetim Kuramı yerini Modern Yönetim Kuramına bırakmıştır. Bu kuram, Sistem Yaklaşımı ve Durumsallık Yaklaşımı olmak üzere iki ana başlık altında incelenmektedir.

A.Sistem Yaklaşımı

Bu yaklaşımın esasını oluşturan “sistem” kavramı, dışarı ile etkileşim içerisinde olan, belli parçaların oluşturduğu bir bütün olarak tanımlanmaktadır. Sistem yaklaşımı ise, bütünü oluşturan bu parçaları ve birbiri ile olan ilişkilerini incelemektedir. Sistem yaklaşımı sayesinde, yönetici kendisini dar bir alanda tutmak yerine, tüm sistemle ilgilenme, alt sistemlerin amaçları ile uyum içerisinde bir örgüt yapısı tesis etme, alt sistemlerin tüm sisteme olan katkılarını belirleyebilme gibi konularla ilgilenmektedir. Sistem yaklaşımının özellikleri kısaca şu şekildedir[1]:

-Sistem ve alt sistem ilişkisi: Her sistem, kendisini meydana getiren alt sistemlerden oluşur.

-Kapalı ve açık sistemler: Sistemler, faaliyet gösterdikleri alanda çevre ile alış veriş içerisinde ise açık sistem, tersi durumda da kapalı sistem olarak tanımlanmaktadır.

-Her sistem bir çevrede faaliyet göstermektedir: Sistemin faaliyet gösterdiği ortam ve sistem dışında kalan her şey çevre olarak ifade edilmektedir.

-Sistemin sınırları: Sistemin başladığı ve bittiği noktadır. Kapalı sistemlerde çevre ile etkileşim olmamakla beraber, açık sistemlerde sınırda da alış veriş yapılabilir.

-Değişken- parametreler: Bütün sistemlerde, sistem yapı ve işleyişine etki eden faktörler bulunmaktadır. Sistem içerisinde olan faktörler değişken olarak adlandırılırken, sistem dışında olanlar parametre olarak tanımlanmaktadır.

-Sistemlerde olumlu ve olumsuz entropi görülür: Sistem içerisindeki faaliyetlerin bozulması, aksamaların meydana gelmesi ve faaliyetlerin durması yönündeki eğilime entropi olarak tanımlanırken, durumun tersine gelişmesi negatif entropi olarak adlandırılır.

-Sistemlerde dengeli durum ve dinamik denge: Açık sistemler, çevreden alınan girdiler vasıtası ile dengeyi sağlarlar. Bu durum negatif entropiyi de ilgilendirmektedir.

-Açık sistemlerde geri bildirim (feedback) mekanizması etkindir: Açık sistemlerin dengeyi sağlamasında faydalandıkları unsur geri bildirimdir.

-Değişik girdi-çıktı (input-output) ilişkisi: Kapalı sistemlerde girdi ve çıktı arasındaki bağlantı ile doğrudan neden-sonuç etkileşimi var iken, açık sistemlerde değişik süreçler de söz konusudur.

Sistem yaklaşımında örgütün kalite politikası ve amaçları, etkileşim içerisinde bulunduğu sistemlerle örtüşmelidir. Toplam kaliteyi elde edebilmek için, bütün sistemlerin ortak amaçlarda buluşması ve süreçte rol alması gerekmektedir. Bütün süreçler, bir birlerini olumlu ya da olumsuz olarak etkiledikleri için, bütün sistem ve alt sistemlerin kalite çalışmalarına katılımının sağlanması gerekmektedir.

B.Durumsallık Yaklaşımı

Durumsallık yaklaşımı, örgüt yapısını, iç ve dış şartlarla olan ilişkilerin boyutuna göre ele almaktadır. Bu yaklaşımda, örgüt yapısı bağımlı değişkendir[2]. Örgütün içinde bulunduğu koşul ve çevreye göre yapısal değişikliklerin arz ettiği yaklaşımda, her örgütün durumu, faaliyet alanı ve çevresi diğerlerinden farklılık göstermektedir. Koşullar farklılık gösterdiği için, örgütler de farklılaşır. Her yönetim ve örgütü, çevresine ait koşullar, teknoloji ve personelin sosyo-kültürel özellikleri ile birlikte ele almak, sorunlara çözüm aramak gerekmektedir[3]. Çevresel unsurlar bağımsız değişken olarak ele alınırken, yönetim kavram ve teknikleri bağımlı değişken kabul edilmekte ve iki değişkenin ilişkisi üzerinde durulmaktadır[4].

Çağın gerektirdiği rekabet koşullarında, kalite ihtiyacı gözönüne alındığı takdirde, durumsallık yaklaşımını benimseyen örgüt ve çevreler kalite çalışmalarına ağırlık vermelidir.

C.Amaçlara Göre Yönetim

Amaçlara göre yönetim yaklaşımı, ilk olarak 1954 yılında Peter Drucker tarafından kullanılmıştır. Bütün yöneticileri amaca ulaşma doğrultusunda teşvik eden, organizasyonun canlı ve üretken olmasını sağlayan bir yönetim anlayışıdır. Amaçlara göre yönetim, yöneticilerin, belirledikleri ve sorumlu oldukları amaçlara zamanında ulaşmak üzere tasarlanmıştır[5].

Aşağıdaki tablodan anlaşılacağı üzere amaçlar, lider tarafından belirlenmektedir. Belirlenen bu amaçlara ulaşmak için çeşitli strateji ve yöntemler geliştirilerek sonuca varılmaktadır[6]:

Tablo 5. Amaçlara Göre Yönetim Modeli

Kaynak: 12manage.com

Amaçlara Göre Yönetim yaklaşımı, oldukça başarılı olan bir yönetim yaklaşımıdır. Peter Drucker, amaç belirleme, öz kontrol ve öz değerlendirme olmak üzere üç unsurun bu yaklaşım içerisinde, bulunması gerektiğini vurgulamıştır. Mc Gregor, Drucker’in çalışmalarından faydalanarak bu yaklaşıma yeni katkılarda bulunmuştur. Amaçlara Göre Yönetim süreci aşağıdaki gibi işlemektedir[7]:

-Stratejik planlama hiyerarşisini belirleme,

-Amaçları belirleme,

-Faaliyetleri planlama,

-Amaçlara göre yönetimi uygulama,

-Kontrol ve değerlendirme,

-Örgüt ve yönetim açısından gelişimi sağlama.

Amaçlara Göre Yönetim yaklaşımının başarı sağlamasındaki en önemli unsur, doğru amaç ve stratejileri belirlemektir. Belirlenen stratejileri uygulama sırasında gerekli kontrol ve değerlendirmeler yapılmalıdır. Çalışma, istenilen gelişimin sağlanması ile amacına ulaşmış olacaktır.

Weinrich[8], Amaçlara Göre Yönetim Yaklaşımı’nı sistem modeli çerçevesinde güncellemiş ve aşağıdaki gibi bir tablo oluşturmuştur:

Tablo 6. Amaçlara Göre Yönetim Yaklaşımında Sistem Modeli

Kaynak: Weihrich, H., SAMBO: The Systems Approach to MBO. Proceedings, International Management By Objectives Conference, 1979, Denver, Colorado: Management Center, Bowling Green University, pp. 181-185.

Amaçlara Göre Yönetim, Toplam Kalite Yönetimi gibi strateji ve performans yönetim aracıdır. İki yönetim yaklaşımı arasında bazı farklılıklar bulunmaktadır. Toplam Kalite Yönetimi, müşterilere değer kazandırma ve işi geliştirmeyi amaçlamaktadır. TKY, hataları belirleyip ortadan kaldırma, israfı azaltma, verimliliği artırma, sürekli gelişmeyi sağlama, insan ve makine etkililiğini artırma gibi alanlarda yardımcı olmaktadır. Amaçlara Göre Yönetim ise, çalışanların ve liderlerin belirledikleri ortak amaçları yürütme stratejisi ile çağdaş bir performans değerlendirmeden oluşmaktadır. Amaçlara Göre Yönetim, çalışanlarla beraber kısa dönem amaçları belirleme ve değerlendirmeyi hedeflemektedir. Bu yaklaşımda, belirlenen amaçları elde etmek için ortak kurumsal amaç ve vizyon geliştirilmesi gereklidir. Kalite açısından Toplam Kalite Yönetimi ile Amaçlara Göre Yönetim’in farklılıkları aşağıdaki gibidir[9]:

-TKY, problemleri çözme sırasında dış müşterinin memnuniyetine dayalı bir yaklaşım sergilerken, Amaçlara Göre Yönetim, iç amaç ve hedeflere göre tutumunu belirlemektedir.

-TKY, faaliyetlerinde toplumcu yaklaşımla, bilgi paylaşımı, koçluk, danışmanlık gibi ortak yöntemleri savunmaktadır. Amaçlara Göre Yönetim yaklaşımı ise doğası itibari ile bireycidir. Takım çalışmasını desteklemekle beraber, bireylerin belirledikleri amaç ve çabalarla sonuca varma eğilimindedir.

-Amaçlara Göre Yönetim, özel amaçlarla çalışanları teşvik eder ve değerlendirir.

Amaçlara Göre Yönetim, liderlik ve faaliyet olarak iki aşamalı bir sisteme sahiptir. Birinci aşamada, örgütsel amaç, misyon ve rol belirlenmektedir. İkinci aşamada, faaliyetlerin plan, analiz, performans ve değerlendirilmesi gibi basamaklar yer almaktadır. Bu sistemin işleyiş şekli, aşağıda gösterilmiştir[10]:

Şekil 3: Amaçlara Göre Yönetim Yönlendirme ve Faaliyet Sistemi

Kaynak: Lyders, R., Results-oriented Management through MBO, Houston Academy of Medicine-Texas Center Library, Bull. Med. Libr. Assoc. 67 (3). Houston Texas, 1979, s.288.

Hedeflerin belirlenmesi, planlanan faaliyetlerin gerçekleştirilmesi ve yapılan denetim faaliyetleri ile Amaçlara Göre Yönetim yaklaşımının aşamaları gerçekleştirilmektedir.

D.İstisnalarla Yönetim

İstisnalarla yönetim, sıradan hale gelmiş işlemlerin yönetici kadrosu tarafından değil, yönetime bağlı çalışanlarca yapılmasını ifade eden yönetim şeklidir[11]. İstisnalarla Yönetim’in ilkeleri ilk olarak Frederick Taylor’un yazmış olduğu “Principles of Scientific Management” adındaki eserinde yer almıştır. İstisnalarla yönetim, yöneticilerin önemli konular üzerine odaklanmasına yardımcı olmaktadır. Personel daha kapsamlı bir faaliyet alanında çalışmakta, sıra dışı bir durumla karşılaştığında yönetimi bilgilendirmektedir. Yöneticiler, devredilecek olan görev alanlarını bilmek ve işi yapacak çalışanları eğitmekle yükümlüdür[12].

İstisnalarla Yönetim, kalite çalışmalarında, gerekli eğitim verilmiş olan çalışanlara daha fazla yetki verilmesini sağlayabilir. Kalite süreçlerine çalışanların katılması için motivasyon unsuru olabilir.

Kalite çalışmalarında, personelin iş yükünü kaldıramama ihtimaline karşılık, verilen yetki ve görevlerin iyi tanımlanması gerekmektedir. Görev ve sorumlulukları sadece çalışanlara yükleyen bir tutumdan kaçınılmalıdır. Yöneticiler de kalite çalışmalarında yer almalıdır.

[1] Şimşek, 2007, s. 89-94.

[2] Efil, 1987, s. 62.

[3] Eren, s. 66.

[4] Ülgen, s. 41.

[5] Thomson, T., (1998), Management by Objectives, The Pfeiffer Library Volume 20, 2nd Edition, s. 516.

[6] http://www.12manage.com/methods_smart_management_by_objectives.html

[7] Weinrich, H., (1979), SAMBO: The Systems Approach to MBO. Proceedings, International Management By Objectives Conference, Denver, Colorado: Management Center, Bowling Green University, pp. 181-185.

[8] Weinrich, age.

[9]Nayab, N., 2011, http://www.brighthubpm.com/monitoring-projects/70506-differences-between-total-quality-management-and-management-by-objectives/?cid=parsely_rec.

[10]Lyders, R., (1979), Results-oriented Management through MBO, Houston Academy of Medicine-Texas Center Library, Bull. Med. Libr. Assoc. 67 (3). Houston Texas, s. 288.

[11] http://dictionary.cambridge.org/dictionary/business-english/management-by-exception.

[12]Armstrong, M., (2008), How to Be an Even Better Manager: A Complete A-Z of Proven Techniques and Essential Skills, Replika Press Pvt. Ltd, s. 44-45.

Thesis

Yükseköğrenimde Toplam Kalite Yönetimi Uygulaması ve Bir Model Önerisi

(2013)

Muhammet Negiz

Yükseköğretim kurumları ülkelerin kültürel, ekonomik ve sosyal kalkınmasınadestek olan önemli unsurlardan birisidir. Bu nedenle ülkeler, yükseköğretimkurumlarının sayı ve kalitesini artırmak ...

Download